ถึงเวลาจ้างคนช่วยหรือยัง เช็กจากตัวเลขพวกนี้

เช้าวันหนึ่งเปิดแอปมาเจอออเดอร์ค้างยี่สิบกว่ารายการ แชทลูกค้าอีกสิบกว่าข้อความที่ยังไม่ได้ตอบตั้งแต่เมื่อคืน กล่องพัสดุกองอยู่ข้างโต๊ะยังไม่ได้แพ็ก มือหนึ่งจับมือถือตอบแชท อีกมือพยายามพับกล่อง

ลูกสาวเดินมาถามว่าจะไปรับที่โรงเรียนกี่โมง คุณตอบไม่ทันเพราะยังนับสต๊อกไม่เสร็จ คืนนั้นนอนดึกกว่าปกติสองชั่วโมง แต่ยอดขายก็ไม่ได้เพิ่มขึ้นจากเดือนก่อนเลยสักบาท สิ่งที่เพิ่มขึ้นมีอย่างเดียวคือความเหนื่อย

คำถามที่ผุดขึ้นมาบ่อย ๆ คือถึงเวลาจ้างคนช่วยหรือยัง แต่ไม่มีใครบอกว่าต้องดูตัวเลขอะไรถึงจะตัดสินใจได้ ไม่ใช่ดูจากความรู้สึกเหนื่อยอย่างเดียว

บางเดือนก็คิดว่าไหวอยู่ พอเจอเดือนที่ออเดอร์พุ่งกลับกลายเป็นล้มทั้งกระดาน ตอบแชทไม่ทัน ส่งของช้า ลูกค้าต่อว่า ความรู้สึกแบบนี้วนซ้ำทุกสามสี่เดือน แต่ไม่เคยได้ตัดสินใจอะไรจริงจังสักที เพราะไม่มีตัวเลขตั้งต้นให้เทียบ

เหตุผลที่งานล้นแบบนี้ไม่ใช่เพราะคุณขี้เกียจหรือจัดการไม่เก่ง แต่เพราะออเดอร์โตขึ้นทุกเดือน ในขณะที่วันหนึ่งมีแค่ยี่สิบสี่ชั่วโมงเท่าเดิม งานที่เคยทำเสร็จในหนึ่งชั่วโมงตอนขายวันละสิบออเดอร์ พอขายวันละสี่สิบออเดอร์ก็กลายเป็นสี่ชั่วโมง แต่คุณยังคนเดียวเหมือนเดิม

อีกเหตุผลคืองานหลังร้านเป็นงานที่มองไม่เห็น ไม่มีใครมาบอกว่าวันนี้คุณเสียเวลานับสต๊อกไปกี่นาที เสียเวลาแพ็กของไปกี่ชั่วโมง เลยรู้สึกแค่ว่าเหนื่อย แต่ไม่รู้ว่าเหนื่อยจากอะไรเป็นตัวเลข พอไม่มีตัวเลข การตัดสินใจจ้างคนช่วยเลยกลายเป็นเรื่องของความรู้สึกล้วน ๆ ตัดสินใจช้าเกินไปทุกครั้ง

ทางแก้ไม่ใช่การถามตัวเองว่าเหนื่อยพอหรือยัง แต่เป็นการเปลี่ยนความรู้สึกให้เป็นตัวเลขสามชุด คือชั่วโมงที่เสียไป ต้นทุนของชั่วโมงนั้น และงานที่หลุดมือไป สามตัวเลขนี้จะบอกคำตอบชัดกว่าการนั่งถามใจตัวเองตอนดึก

นับชั่วโมงงานหลังร้านของตัวเองสักหนึ่งสัปดาห์

ก่อนจะรู้ว่าควรจ้างคนช่วยไหม ต้องรู้ก่อนว่าตอนนี้เวลาทั้งวันหายไปกับอะไรบ้าง วิธีง่ายที่สุดคือจดเวลาลงสมุดหรือโน้ตมือถือทุกครั้งที่เปลี่ยนงาน ทำแค่เจ็ดวันก็พอ

แบ่งงานออกเป็นสี่กลุ่มคือ ตอบแชทลูกค้า แพ็กของและจ่าหน้า นับสต๊อกและจัดของ กับถ่ายรูปทำโพสต์ จดเวลาเริ่มและเวลาจบของแต่ละงานแบบคร่าว ๆ ไม่ต้องเป๊ะถึงนาที

ตัวอย่างร้านขายเสื้อผ้าที่ขายวันละสามสิบออเดอร์ พอจดจริงจะพบว่าตอบแชทกินไปวันละสองชั่วโมงครึ่ง แพ็กของอีกสองชั่วโมง นับสต๊อกอาทิตย์ละสามชั่วโมง รวมทั้งอาทิตย์ตกวันละประมาณห้าชั่วโมงครึ่งที่หมดไปกับงานหลังร้านอย่างเดียว ยังไม่นับเวลาคิดของใหม่หรือเวลาส่วนตัว

ถ้าตัวเลขรวมทั้งอาทิตย์เกินสี่สิบชั่วโมง เท่ากับคุณทำงานเต็มเวลาหนึ่งคนไปกับงานหลังร้านอย่างเดียว ยังไม่นับเวลาคิดกลยุทธ์หรือหาของใหม่เลย นี่คือสัญญาณแรกที่ต้องเริ่มคิดเรื่องจ้างคนช่วย

คำนวณต้นทุนเวลาเทียบกับค่าจ้างคนช่วย

หลายคนไม่กล้าจ้างเพราะกลัวว่าจะแบกค่าใช้จ่ายเพิ่ม แต่ลืมคิดว่าตอนนี้ก็แบกต้นทุนเวลาอยู่แล้ว เพียงแต่ไม่เห็นเป็นตัวเลขในบัญชี

วิธีคำนวณคือเอากำไรที่ร้านทำได้ต่อเดือน หารด้วยชั่วโมงทำงานทั้งหมดที่คุณลงไปในเดือนนั้น จะได้ค่าแรงต่อชั่วโมงของตัวเองแบบคร่าว ๆ

สมมติร้านทำกำไรเดือนละ 30,000 บาท คุณทำงานทั้งร้านเดือนละ 200 ชั่วโมง เท่ากับชั่วโมงหนึ่งของคุณสร้างมูลค่าประมาณ 150 บาท

ถ้าจ้างคนมาแพ็กของและนับสต๊อกแทนวันละสามชั่วโมง อัตราจ้างรายวันแถวบ้านทั่วไปตกชั่วโมงละ 50-60 บาท เท่ากับจ่ายวันละ 150-180 บาท เดือนละประมาณ 4,000-5,000 บาทถ้าจ้างทุกวันทำการ

สามชั่วโมงที่คุณไม่ต้องแพ็กของเอง เอาไปทำอย่างอื่นที่สร้างมูลค่าได้มากกว่า 150 บาทต่อชั่วโมง เช่น คิดโพสต์ใหม่หรือคุยกับลูกค้ารายใหญ่ ก็คุ้มแล้ว โจทย์ไม่ใช่ว่าจ้างได้หรือไม่ได้ แต่เป็นว่าเวลาที่ได้คืนมาเอาไปทำอะไรที่คุ้มกว่าค่าจ้างหรือเปล่า

นับออเดอร์ที่พลาดเพราะทำไม่ทัน

ตัวเลขที่สำคัญไม่แพ้ชั่วโมง คือจำนวนงานที่หลุดมือไปเพราะคนเดียวทำไม่ทัน ลองย้อนดูเดือนที่ผ่านมาแล้วนับสามอย่างนี้

• แชทลูกค้าที่ตอบช้าเกินหนึ่งวัน แล้วลูกค้าหายไปเฉย ๆ
• ออเดอร์ที่แพ็กผิดหรือส่งช้าเพราะรีบจนพลาด
• ของที่ควรสั่งเพิ่มแต่ลืมเพราะไม่มีเวลานั่งเช็กสต๊อก จนของหมดขายไม่ได้

ถ้าตัวเลขสามข้อนี้รวมกันเกินสิบครั้งต่อเดือน ให้คิดเป็นเงินที่เสียไปจริง เช่น ลูกค้าหายสิบคนต่อเดือน ปิดได้จริงแค่ครึ่งหนึ่งของที่ทักมา เท่ากับเสียโอกาสขายห้าออเดอร์ คิดเป็นเงินหลายพันบาทที่มากกว่าค่าจ้างคนช่วยทั้งเดือนแล้ว

ความผิดพลาดพวกนี้ไม่ได้แปลว่าคุณทำงานแย่ลง มันแปลว่างานเกินมือคนเดียวไปแล้ว ยิ่งฝืนทำคนเดียวต่อ ความผิดพลาดจะยิ่งถี่ขึ้น ไม่ใช่น้อยลง

ลองจดตัวเลขนี้ไว้ในสมุดเล่มเดียวกับที่จดชั่วโมงงาน ทำต่อเนื่องสักหนึ่งเดือน จะเห็นแนวโน้มชัดกว่าดูแค่สัปดาห์เดียว บางเดือนอาจดูปกติ แต่พอถึงเดือนที่ของขึ้นห้างหรือมีแคมเปญใหญ่ ตัวเลขจะพุ่งขึ้นทันที นั่นคือช่วงที่ต้องมีคนช่วยแน่นอน ไม่ใช่แค่ช่วงลองดูอีกต่อไป

เลือกจ้างแบบไหนก่อน ตามงานที่ล้นที่สุด

ไม่ต้องจ้างพนักงานประจำเต็มเวลาตั้งแต่ครั้งแรก ให้ดูจากตัวเลขที่นับมาในสามข้อบนว่างานไหนกินเวลามากที่สุด แล้วจ้างคนมาแก้ตรงจุดนั้นก่อน

ถ้าเวลาส่วนใหญ่หมดไปกับแพ็กของและจ่าหน้ากล่อง ให้จ้างเป็นรายวันหรือรายชั่วโมง มาช่วงบ่ายถึงเย็นตอนแพ็กของ ไม่ต้องอยู่ทั้งวัน

ถ้าเวลาส่วนใหญ่หมดไปกับตอบแชท ให้จ้างคนมาช่วยตอบคำถามพื้นฐานตามชุดคำตอบที่เตรียมไว้ เช่น ราคา ค่าส่ง สต๊อก แล้วคุณรับช่วงต่อเฉพาะเรื่องต่อรองหรือลูกค้าโกรธ

ถ้าเวลาส่วนใหญ่หมดไปกับนับสต๊อกและจัดของ ให้จ้างคนมาทำวันที่ของเข้าล็อตใหญ่ ไม่ต้องจ้างประจำ

หลักคือจ้างให้ตรงกับงานที่กินเวลามากที่สุดก่อน ไม่ใช่จ้างเผื่อทุกอย่าง เพราะจ้างเผื่อจะได้คนที่ไม่มีงานพอทำเต็มวัน แล้วกลายเป็นภาระแทนตัวช่วย

เทียบง่าย ๆ จ้างรายชั่วโมงเหมาะกับงานที่มีเวลาชัด เช่น แพ็กของช่วงบ่าย จ้างรายวันเหมาะกับงานที่ต้องทำต่อเนื่องทั้งวัน เช่น วันเปิดพรีออเดอร์ ส่วนจ้างพาร์ทไทม์รายเดือนค่อยพิจารณาเมื่อมีงานให้ทำสม่ำเสมอเกินสิบห้าวันต่อเดือนขึ้นไป

ทดลองจ้างแบบเสี่ยงต่ำก่อนตัดสินใจจริง

ถ้ายังไม่มั่นใจ ให้เริ่มจากจ้างทดลองสองถึงสี่สัปดาห์ก่อน ไม่ต้องเซ็นสัญญายาว ไม่ต้องประกาศรับสมัครใหญ่โต

เริ่มจากคนใกล้ตัวที่ไว้ใจได้ เช่น ญาติที่ว่างช่วงบ่าย หรือเด็กมหาวิทยาลัยแถวบ้านที่อยากหารายได้เสริม มอบงานเดียวให้ทำให้ชัด เช่น แพ็กของทุกวันตั้งแต่บ่ายสามถึงห้าโมงเย็น

ตอนชวนคนมาช่วย ให้บอกขอบเขตงานและค่าจ้างให้ชัดตั้งแต่ข้อความแรก ลูกจ้างจะได้ตัดสินใจถูกและไม่มีปัญหาทีหลัง

"พี่กำลังหาคนช่วยแพ็กของช่วงบ่าย สามโมงถึงห้าโมงเย็น วันละประมาณสองชั่วโมง งานคือห่อของ แปะใบปะหน้า จัดใส่ถุง ค่าจ้างชั่วโมงละ 60 บาท จ่ายเป็นรายวัน ลองทำสักสองอาทิตย์ก่อน ถ้าลงตัวกันทั้งสองฝ่ายค่อยคุยกันต่อเรื่องจ้างประจำ"

ระหว่างทดลอง ให้จับเวลาเทียบกับตอนที่ทำเอง ถ้าคนใหม่ทำงานเดิมเสร็จในเวลาใกล้เคียงหรือเร็วกว่า และคุณเอาเวลาที่ได้คืนมาไปสร้างยอดเพิ่มได้จริง ค่อยขยายเป็นจ้างประจำ

ถ้าทดลองแล้วยังต้องคอยสอนคอยตามตลอด แปลว่าอาจจะยังไม่ใช่คนที่ใช่ หรือมอบงานที่ซับซ้อนเกินไปสำหรับจุดเริ่มต้น ให้ลดงานลงเหลือแค่ขั้นตอนเดียวก่อน แล้วค่อยเพิ่มทีหลัง

ของจริงจากหน้าร้าน

ลองดูตัวอย่างสมมติของร้านขายของใช้ในบ้าน ขายวันละยี่สิบห้าออเดอร์ กำไรเดือนละ 25,000 บาท เจ้าของทำงานคนเดียวเดือนละประมาณ 220 ชั่วโมง

ค่าจ้างคนแพ็กของช่วงบ่ายตกเดือนละประมาณ 4,500 บาท แต่กำไรที่หายไปจากออเดอร์พลาดลดลงจาก 3,600 เหลือ 1,200 บาท เท่ากับประหยัดไป 2,400 บาท

ส่วนต่างจริงคือค่าจ้าง 4,500 ลบด้วยเงินที่ประหยัดได้ 2,400 เท่ากับจ่ายเพิ่มสุทธิ 2,100 บาทต่อเดือน แต่แลกกับเวลาที่ได้คืนมาวันละสามชั่วโมง เดือนละประมาณ 90 ชั่วโมง

ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นภาพ ไม่ใช่ตัวเลขรับประกัน แต่ประเด็นคือให้ลองคำนวณแบบนี้กับร้านตัวเองจริง ๆ ก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่ตัดสินจากความรู้สึกอย่างเดียว

เก้าสิบชั่วโมงต่อเดือนที่ได้คืนมา เทียบเท่ากับเกือบสิบสองวันทำงานเต็มวัน เอาไปใช้กับลูกได้มากขึ้น หรือเอาไปคิดของใหม่ ถ่ายคอนเทนต์เพิ่ม ซึ่งของพวกนี้สร้างยอดขายได้มากกว่าการนั่งแพ็กของเองทั้งหมด

จุดที่คนพลาดบ่อย

พลาดข้อแรก จ้างคนมาแล้วยังทำงานเดิมเองควบคู่ไปด้วย เพราะไม่วางใจปล่อยมือ สุดท้ายเสียทั้งค่าจ้างและไม่ได้เวลาคืนมาจริง ต้องปล่อยงานที่มอบไปแล้วให้เขาทำเต็มที่ แล้วคุณย้ายไปทำงานส่วนอื่นแทน

พลาดข้อที่สอง มองแค่ค่าจ้างเป็นค่าใช้จ่าย ไม่มองเป็นการลงทุน ทำให้ตัดสินใจช้าเกินไป จนงานล้นจนป่วยหรือหมดไฟไปก่อน ค่าจ้างที่จ่ายไปควรเทียบกับกำไรที่เสียโอกาสไป ไม่ใช่เทียบกับยอดขายเฉย ๆ

พลาดข้อที่สาม จ้างคนมาโดยไม่มีขั้นตอนงานเขียนไว้ให้ สอนปากเปล่าครั้งเดียวแล้วคาดหวังให้ทำถูกทุกครั้ง พอเขาลืมหรือทำผิด กลายเป็นภาระต้องแก้ซ้ำ ให้เขียนขั้นตอนสั้น ๆ ไว้เป็นกระดาษแปะข้างโต๊ะแพ็ก เช่น ลำดับการห่อ การแปะใบปะหน้า จะช่วยลดความผิดพลาดได้มาก

สรุปสั้น ๆ

คืนนี้เริ่มจากจดเวลาที่หมดไปกับงานหลังร้านของวันนี้วันเดียวก่อน แค่สี่กลุ่มคือตอบแชท แพ็กของ นับสต๊อก ถ่ายรูปทำโพสต์

ทำแบบนี้ต่อเนื่องเจ็ดวัน แล้วรวมชั่วโมงทั้งหมด ถ้าเกินสี่สิบชั่วโมงต่ออาทิตย์ นั่นคือสัญญาณที่ชัดว่าถึงเวลาต้องมีคนช่วยแล้ว

ไม่ต้องจ้างเต็มเวลาตั้งแต่แรก เลือกจ้างตรงจุดที่กินเวลามากที่สุด แล้วลองทดลองสักสองถึงสี่สัปดาห์ก่อนตัดสินใจจ้างประจำ