ระบบจดออเดอร์ที่ไม่ตกหล่น ใช้แค่ตารางแผ่นเดียว

ถ้าคุณยังจดชื่อลูกค้าไว้ในสมุดเล่มหนึ่ง แล้วไปจดที่อยู่ไว้ในแชท แถมยังจดเลขพัสดุลงในเศษกระดาษอีกใบ คุณกำลังเอาเวลาที่มีค่าไปทิ้งกับการงมหาข้อมูลที่กระจัดกระจาย และที่น่ากลัวกว่านั้นคือ คุณมีโอกาสส่งของผิดหรือลืมส่งของให้ลูกค้าสูงมาก การทำงานคนเดียวแบบไม่มีระบบคือสาเหตุหลักที่ทำให้คนขายออนไลน์เหนื่อยล้าจนอยากเลิก ทั้งที่จริงๆ แล้วคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้ด้วยตารางเพียงแผ่นเดียว ไม่ว่าคุณจะถนัดจดลงสมุดเล่มใหญ่หรือพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ หลักการมีแค่การจัดระเบียบข้อมูลให้ไหลไปในทางเดียวกันตั้งแต่ลูกค้าทักจนถึงของถึงมือ

6 ช่องที่ต้องมีในตารางจดออเดอร์

ตารางที่ดีไม่จำเป็นต้องมีช่องเยอะจนลายตา แต่ต้องมีข้อมูลสำคัญที่เห็นปุ๊บแล้วรู้ปั๊บว่าต้องทำอะไรต่อ ให้คุณขีดเส้นตารางหรือตั้งหัวข้อในไฟล์งานตามลำดับนี้

• ลำดับที่: อย่ามองข้ามช่องนี้เด็ดขาด เพราะจะช่วยให้คุณรู้ว่าวันนี้มีออเดอร์เข้ามาแล้วกี่เจ้า ถ้าถึงสิ้นวันแล้วลำดับสุดท้ายคือ 15 คุณจะรู้ทันทีว่าวันนี้คุณขายได้ 15 บ้าน
• ชื่อลูกค้าและช่องทาง: จดชื่อที่ลูกค้าใช้ในแชท พร้อมวงเล็บว่ามาจากไหน เช่น "คุณเมย์ (FB)" หรือ "พี่นก (Line)" เพื่อให้เวลาจะกลับไปหาแชทเพื่อแจ้งเลขพัสดุ คุณจะได้ไม่เข้าผิดแอป
• รายการสินค้าและจำนวน: ระบุให้ชัดเจน เช่น "เสื้อยืดขาว M 2 ตัว" ไม่ควรจดแค่ "เสื้อ" เพราะตอนแพ็กของ คุณจะจำไม่ได้ว่าเขาเอาไซส์ไหน หรือสีอะไร
• ยอดเงินรวมค่าส่ง: ใส่ตัวเลขสุทธิที่ลูกค้าต้องโอนมา เช่น ถ้าเสื้อตัวละ 250 บาท ค่าส่ง 40 บาท ให้จดไปเลยว่า 290 บาท
• สถานะการโอน: ช่องนี้ห้ามเว้นว่างเด็ดขาด เป็นช่องที่เอาไว้เช็กว่าเงินเข้าบัญชีหรือยัง
• เลขพัสดุ: ช่องสุดท้ายที่เอาไว้กรอกตอนคุณแพ็กของเสร็จแล้ว

ใช้ระบบสีแยกสถานะเพื่อความไว

การอ่านข้อความยาวๆ ในตารางตอนที่ออเดอร์เยอะๆ อาจจะทำให้คุณมึนหัวได้ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ "สี" เข้ามาช่วย ถ้าคุณจดลงกระดาษ ให้ใช้ปากกาไฮไลท์สีต่างกันป้ายลงไปที่ช่องสถานะ หรือถ้าทำในคอมพิวเตอร์ก็แค่เทสีลงในช่องนั้น

สีแดง - รอโอน: หมายถึงลูกค้าสั่งของแล้วแต่ยังไม่ส่งสลิปมาให้ ช่องนี้คือจุดที่คุณต้องระวังที่สุด เพราะห้ามแพ็กของส่งเด็ดขาดถ้าช่องนี้ยังเป็นสีแดงอยู่

สีเขียว - โอนแล้ว: เมื่อคุณเช็กยอดในแอปธนาคารแล้วเห็นเงินเข้าจริง ให้เปลี่ยนจากสีแดงเป็นสีเขียวทันที สีเขียวคือ "ไฟเขียว" ที่บอกว่าคุณเริ่มหยิบของใส่กล่องได้แล้ว

สีเหลือง - เตรียมส่ง: สำหรับร้านที่แพ็กของไว้ก่อนแล้วรอรถขนส่งมารับ หรือรอออกไปส่งที่สาขาตอนเย็น สีเหลืองจะช่วยให้คุณรู้ว่าของชิ้นนี้พร้อมออกเดินทางแล้ว ไม่ต้องไปรื้อดูในกองกล่องอีกรอบ

ขีดฆ่า - ส่งแล้ว: เมื่อได้เลขพัสดุมาแล้ว ให้กรอกเลขลงไปแล้วขีดฆ่าแถวนั้นทิ้ง หรือใช้ปากกาสีน้ำเงินเข้มขีดทับลำดับที่ เพื่อเป็นการยืนยันว่าออเดอร์นี้จบงาน 100%

วิธีเช็กยอดตอนสิ้นวันใน 3 นาที

หลายคนขายของดีมากแต่พอสิ้นเดือนกลับไม่เหลือเงิน เพราะไม่เคยสรุปยอดรายวัน การมีตารางแผ่นเดียวจะช่วยให้คุณเช็กสุขภาพร้านได้ก่อนนอน โดยทำตามขั้นตอนสั้นๆ ดังนี้

นาทีที่ 1: นับจำนวนออเดอร์ที่มีสถานะ "โอนแล้ว" ทั้งหมด แล้วรวมตัวเลขในช่องยอดเงิน คุณจะเห็นทันทีว่าวันนี้มีรายได้เข้ากระเป๋าเท่าไหร่ วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องไปนั่งไล่ดูสลิปในแชทซ้ำไปซ้ำมา

นาทีที่ 2: กวาดสายตามองหา "สีแดง" หรือออเดอร์ที่ค้างโอน ถ้ามีลูกค้าสั่งไว้ตั้งแต่เช้าแต่ยังไม่โอน ให้คุณทักไปทวงหรือแจ้งเตือนสั้นๆ ว่า "จะจัดส่งรอบพรุ่งนี้เช้าแล้วนะคะ ถ้าโอนตอนนี้จะทันรอบพอดีค่ะ" วิธีนี้ช่วยดึงยอดที่อาจจะหลุดมือไปให้กลับมาได้

นาทีที่ 3: ตรวจสอบช่องเลขพัสดุว่ามีช่องไหนที่ "โอนแล้ว" แต่ยังไม่มีเลขพัสดุติดอยู่ไหม ถ้ามี แสดงว่าคุณลืมแพ็กของชิ้นนั้น หรือลืมส่งให้ลูกค้า ให้คุณรีบจัดการทันทีเพื่อป้องกันลูกค้าตามทวงของจนเสียความรู้สึก

เทคนิคป้องกันการส่งผิดที่มืออาชีพใช้

ปัญหาที่คนขายออนไลน์มือใหม่เจอคือ "ส่งของสลับคน" เช่น คุณดาได้ของพี่แดง พี่แดงได้ของคนอื่น วิธีแก้ที่ง่ายที่สุดโดยใช้ตารางนี้คือ เมื่อคุณจดออเดอร์ลงตารางเสร็จแล้ว ให้คุณเขียนเลขลำดับที่ (เช่น ลำดับ 1, 2, 3) ลงบนจ่าหน้าซองหรือกล่องพัสดุที่คุณพิมพ์ออกมา หรือเขียนด้วยปากกาเคมีไว้ที่มุมกล่อง

ตอนคุณหยิบของใส่กล่อง ให้มองที่กล่องเห็นเลข 1 แล้วค่อยก้มลงไปมองตารางช่องลำดับที่ 1 ว่าเขาสั่งอะไร วิธีนี้จะทำให้สายตาคุณโฟกัสเป็นจุดๆ ไม่หลงไปดูแถวผิดแน่นอน ถ้าคุณทำร้านคนเดียว การมีตัวเลขกำกับแบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาดได้เกือบ 100% แม้ในวันที่คุณจะเพลียแค่ไหนก็ตาม

อีกหนึ่งเรื่องสำคัญคือเรื่อง "ของแถม" ถ้าคุณมีโปรโมชั่น เช่น ซื้อครบ 500 บาทแถมสบู่ 1 ก้อน ให้คุณเขียนเครื่องหมายบวก (+) ไว้ในช่องรายการสินค้า เช่น "ครีม 3 กระปุก + สบู่" การจดแบบนี้จะช่วยให้คุณไม่ลืมหยิบของแถมใส่ลงไป เพราะถ้าลืม ลูกค้าจะรู้สึกว่าคุณไม่ใส่ใจ แม้จะเป็นของเล็กๆ น้อยๆ ก็ตาม

ทำไมต้องจดทันทีที่ปิดการขายได้

กฎเหล็กของการทำตารางนี้คือ "ห้ามดอง" คุณไม่ควรสะสมออเดอร์ไว้จดตอนเย็นทีเดียว เพราะความจำคนเราสั้นกว่าที่คิด คุณอาจจะลืมว่าลูกค้าคนนี้ขอเปลี่ยนไซส์ในแชท หรือลืมว่าคนนี้ขอลดค่าส่งให้หน่อย

ให้คุณวางตารางหรือสมุดไว้ข้างตัวเสมอ ทันทีที่ลูกค้าส่งสลิปมา หรือทันทีที่ตกลงราคาเสร็จ ให้หยิบปากกาขึ้นมาจดทันที การจดทันทีจะช่วยลดภาระสมองของคุณ ทำให้คุณมีสมาธิไปคุยกับลูกค้าคนถัดไปได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องพะวงว่า "เมื่อกี้ฉันจดของคนนั้นไปหรือยังนะ" การทำแบบนี้จะช่วยให้งานหลังบ้านของคุณเบาลงอย่างเห็นได้ชัดเมื่อถึงตอนค่ำ

สรุปสั้น ๆ

สร้างตารางที่มี 6 ช่องสำคัญคือ ลำดับ, ชื่อ, รายการ, ยอดเงิน, สถานะโอน และเลขพัสดุ โดยใช้สีแดงและเขียวแยกคนโอนแล้วออกจากคนที่ยังไม่โอน จากนั้นใช้เวลา 3 นาทีก่อนนอนเช็กยอดเงินรวมและตามออเดอร์ที่ค้างส่ง เพื่อให้พรุ่งนี้เช้าคุณเริ่มงานได้โดยไม่มีอะไรตกหล่น