วันออเดอร์เข้าเยอะพร้อมกัน จัดคิวแพ็กยังไงไม่ให้ส่งช้า

เก้าโมงเช้าเปิดแอปมาดู ออเดอร์ค้างอยู่สี่สิบกว่ารายการ บางออเดอร์เข้ามาตั้งแต่เมื่อคืน บางออเดอร์เพิ่งเข้าเมื่อครู่ ทั้งหมดกองอยู่ในหน้าจอเดียวกัน ไม่รู้จะหยิบอันไหนก่อน

มือหนึ่งพิมพ์ที่อยู่ อีกมือหยิบสินค้าจากชั้น พอเงยหน้ามาอีกที เวลาผ่านไปสามชั่วโมง แพ็กไปได้สิบกว่าชิ้น รอบรถมารับตอนบ่ายโมง เหลือเวลาไม่ถึงสองชั่วโมง แต่ของยังไม่ถึงครึ่ง

สุดท้ายต้องเลือกว่าจะแพ็กแบบเร่งจนพลาด หรือฝากรอบพรุ่งนี้แล้วโดนทักถามว่าทำไมยังไม่ส่ง เรื่องแบบนี้ไม่ได้แปลว่าคุณขายดีเกินจะรับไหว มันแปลว่าคุณยังไม่มีลำดับก่อนหลังในการหยิบของแต่ละชิ้น

ทำไมวันออเดอร์เยอะถึงกลายเป็นวันส่งช้า

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่จำนวนออเดอร์ แต่อยู่ที่วิธีมองงาน ถ้าเปิดหน้าจอมาแล้วไล่แพ็กทีละออเดอร์ตามลำดับที่เข้ามา มือจะวิ่งไปมาระหว่างชั้นวางของตลอดเวลา หยิบเสื้อสีดำ วางกล่อง หยิบกางเกงลายจุด วางกล่อง สลับแบบนี้ทั้งวัน เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการเดินและการหา ไม่ใช่การแพ็ก

อีกสาเหตุคือไม่มีเส้นตายกลางวัน มีแต่เส้นตายตอนรถมารับตอนบ่าย พอไม่มีจุดเช็กระหว่างทาง ก็ไม่รู้ตัวว่าช้าจนสายเกินไปแล้ว กว่าจะรู้ตัวว่าทำไม่ทัน ก็เหลือเวลาไม่พอจะแก้ไขอะไร

สองอย่างนี้รวมกันแล้วทำให้ร้านที่ของไม่ได้เยอะมากจริง ๆ ก็ยังส่งช้าได้ ในขณะที่บางร้านออเดอร์เยอะกว่าสองเท่า แต่แพ็กเสร็จก่อนเที่ยงเพราะมีลำดับที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น

จัดกลุ่มออเดอร์ก่อนแตะสินค้าชิ้นแรก

ก่อนหยิบของสักชิ้น ให้เปิดรายการออเดอร์ทั้งหมดมาดูรวดเดียวก่อน แล้วแบ่งเป็นกลุ่มตามแบบสินค้า ไม่ใช่ตามเวลาที่เข้ามา

วิธีที่ใช้ได้กับร้านส่วนใหญ่คือแยกเป็นสามกลุ่ม กลุ่มแรกคือสินค้าตัวเดียวกัน สีเดียวกัน หยิบทีเดียวได้หลายออเดอร์ กลุ่มที่สองคือสินค้าคละแบบ ต้องหยิบทีละชิ้นตามออเดอร์ กลุ่มที่สามคือออเดอร์ที่มีของแถมหรือของพิเศษ ต้องเช็กก่อนแพ็กทุกครั้ง

เริ่มจากกลุ่มแรกก่อนเสมอ เพราะหยิบครั้งเดียวได้ของหลายกล่อง ถ้าวันนี้มีเสื้อสีขาวไซซ์ M ขายไปสิบตัว ให้หยิบมาวางเรียงสิบตัวทีเดียว แล้วค่อยแพ็กใส่กล่องทีละใบตามชื่อผู้รับ ไม่ใช่เดินไปหยิบทีละตัวสิบรอบ

ขั้นตอนนี้ทำก่อนแพ็กจริงประมาณสิบถึงสิบห้านาที แต่ประหยัดเวลารวมทั้งวันได้มากกว่าที่คิด เพราะตัดการเดินไปเดินมาออกเกือบหมด

วิธีจัดกลุ่มแบบง่ายที่สุดสำหรับร้านที่ยังไม่มีระบบอะไรเลย คือเปิดรายการออเดอร์บนมือถือ แล้วจดชื่อสินค้ากับจำนวนลงกระดาษหนึ่งแผ่น เรียงจากตัวที่ขายเยอะสุดไปน้อยสุด กระดาษแผ่นเดียวนี้ใช้แทนการเปิดแอปสลับหน้าไปมาระหว่างแพ็ก ซึ่งเป็นอีกจุดที่กินเวลาโดยไม่รู้ตัว

ตั้งเวลาปิดคิวให้เร็วกว่ารอบรถจริงหนึ่งชั่วโมง

ร้านส่วนใหญ่ตั้งเป้าไว้ว่าต้องแพ็กเสร็จก่อนรถมารับ แล้วก็ทำงานจนถึงนาทีสุดท้ายจริง ๆ พอมีปัญหาแทรกกลางทาง เช่น สินค้าหาไม่เจอ หรือลูกค้าทักมาขอเปลี่ยนที่อยู่ ก็ไม่เหลือเวลาให้แก้

ให้ตั้งเส้นตายของตัวเองเร็วกว่ารอบรถจริงหนึ่งชั่วโมง ถ้ารถมารับบ่ายโมง ให้ตั้งใจว่าเที่ยงต้องแพ็กเสร็จหมดแล้ว ชั่วโมงสุดท้ายเก็บไว้สำหรับตรวจนับ แก้ที่อยู่ผิด และรอของที่ยังหาไม่เจอ

วิธีเช็กว่าตัวเองมาถูกทางไหมระหว่างวัน ให้กำหนดจุดเช็กกลางวันไว้ล่วงหน้า เช่นถ้ามีออเดอร์สี่สิบรายการ ตั้งไว้ว่าสิบโมงต้องแพ็กได้สิบห้ารายการ เที่ยงต้องได้สามสิบรายการ ถ้าถึงจุดเช็กแล้วยังไม่ถึงเป้า ให้รู้ตัวทันทีว่าต้องเร่ง ไม่ใช่ไปรู้ตัวตอนบ่ายโมงที่แก้อะไรไม่ทันแล้ว

จุดเช็กพวกนี้ตั้งไว้ในโน้ตมือถือหรือเขียนบนกระดาษแปะข้างโต๊ะแพ็กก็ได้ ไม่ต้องมีระบบซับซ้อน แค่มีตัวเลขให้เทียบระหว่างวันเท่านั้น เพราะสมองคนเราจำได้แม่นกว่าเมื่อเห็นตัวเลขเขียนไว้ตรงหน้า มากกว่าคิดในหัวว่าคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

แบ่งงานเป็นสถานี ถ้ามีคนช่วยแม้แค่คนเดียว

ถ้าแพ็กคนเดียว การสลับไปมาระหว่างงานคือตัวกินเวลา ถ้ามีคนช่วยอีกหนึ่งคน อย่าแบ่งงานแบบคนละครึ่งออเดอร์ เพราะทั้งคู่จะวิ่งชนกันในพื้นที่เดียวกัน

ให้แบ่งเป็นสถานีแทน คนหนึ่งทำหน้าที่หยิบของและใส่กล่อง อีกคนทำหน้าที่ปิดกล่อง แปะสติกเกอร์ที่อยู่ และวางรอเรียงตามคิวรถ งานไหลจากสถานีแรกไปสถานีสองต่อเนื่องกัน ไม่ต้องหยุดรอกัน

ถ้าทำคนเดียวจริง ๆ ให้จำลองสถานีในหัวเหมือนกัน คือทำทีละขั้นให้ครบทุกออเดอร์ก่อนขึ้นขั้นถัดไป หยิบของทุกออเดอร์ให้ครบก่อน แล้วค่อยใส่กล่องทุกออเดอร์รวด แล้วค่อยแปะที่อยู่ทุกกล่องรวด วิธีนี้มือจะทำงานซ้ำแบบเดียวกันต่อเนื่อง ไม่ต้องสลับความคิดตลอดเวลา ซึ่งเร็วกว่าทำทีละออเดอร์จบในตัว

ตัวอย่างประโยคแบ่งงานที่ใช้ได้จริงถ้ามีคนช่วยตอนวันพีค

"วันนี้ของเยอะ พี่หยิบกับใส่กล่องให้หมดก่อนนะ เดี๋ยวเราปิดกล่องกับแปะที่อยู่เอง พอกล่องแรกเสร็จวางไว้ตรงนี้เลย ไม่ต้องรอครบ"

ถ้าคนช่วยเป็นคนในบ้านที่ไม่คุ้นงานแพ็ก ให้เลือกให้เขาทำสถานีที่ง่ายกว่าเสมอ เช่น ปิดกล่องกับแปะสติกเกอร์ ส่วนสถานีที่ต้องรู้จักสินค้าอย่างการหยิบของให้ตรงรุ่นตรงสี ให้เป็นงานของคนที่คุ้นร้านมากที่สุด จะได้ไม่ต้องมาเช็กซ้ำทีหลังว่าหยิบผิดหรือเปล่า

เตรียมของก่อนวันพีคจะมาถึง ไม่ใช่เตรียมตอนของมาแล้ว

วันออเดอร์เยอะมักรู้ล่วงหน้าได้บ้าง เช่น วันเงินเดือนออก วันที่มีไลฟ์ใหญ่ หรือวันที่ลงโปรโมชันลดราคา ถ้ารู้ว่าวันไหนจะเยอะ ให้เตรียมของก่อนหนึ่งวัน ไม่ใช่มาเตรียมตอนออเดอร์เข้าแล้ว

สิ่งที่เตรียมได้ล่วงหน้าคือกล่องพับไว้ให้พร้อม เทปตัดแปะไว้เป็นชิ้น ๆ ใบปะหน้าพิมพ์รอไว้ถ้าทำได้ และสินค้าที่ขายดีที่สุดสามอันดับแรก แยกออกมาวางไว้จุดเดียวไม่ต้องปนกับสต๊อกทั้งหมด

ร้านที่มีของไม่เกินห้าสิบแบบ ให้ลองทำถาดแยกของขายดีไว้ต่างหากถาดหนึ่ง จะได้ไม่ต้องเปิดกล่องสต๊อกใหญ่ทุกครั้งที่มีออเดอร์เข้า เวลาที่ประหยัดได้ตรงนี้คือเวลาเดินหาของ ซึ่งเป็นตัวกินเวลาอันดับต้น ๆ ในวันที่ออเดอร์เยอะ

เช็กลิสต์เตรียมของคืนก่อนวันพีค ใช้เวลาไม่ถึงยี่สิบนาที แต่ช่วยได้มาก ให้ไล่ดูสี่อย่างนี้ กล่องพอไหม เทปพอไหม ของขายดีเหลือพอไหม และที่ชาร์จเครื่องพิมพ์ใบปะหน้าเสียบไว้หรือยัง เรื่องเล็ก ๆ แบบเครื่องพิมพ์แบตหมดกลางวันพีค เป็นเรื่องที่พังงานทั้งวันได้ง่ายกว่าที่คิด

รู้จังหวะที่ต้องปิดรับออเดอร์ชั่วคราว

บางวันออเดอร์เยอะเกินกำลังจริง ๆ ไม่ใช่เพราะจัดคิวไม่ดี แต่เพราะปริมาณเกินมือที่มีอยู่ วันแบบนี้การฝืนรับต่อจะทำให้ทุกออเดอร์ช้าลงพร้อมกันหมด

สัญญาณที่บอกว่าถึงจุดต้องหยุดรับคือ ถึงจุดเช็กกลางวันแล้วยังตามหลังเป้ามากกว่าครึ่ง หรือของที่ต้องใช้เริ่มไม่พอ ถ้าเจอสัญญาณนี้ ให้ปิดการขายชั่วคราวดีกว่าฝืนรับแล้วส่งช้าทุกออเดอร์

ข้อความปิดรับที่ใช้ได้โดยไม่เสียลูกค้า

"วันนี้ออเดอร์เต็มคิวแพ็กแล้วค่ะ ของที่สั่งตอนนี้จะได้คิวแพ็กพรุ่งนี้เช้าแทน ยังกดสั่งได้ตามปกติ แค่จะได้รับช้ากว่าปกติหนึ่งวันค่ะ"

ข้อความนี้ไม่ได้ปฏิเสธลูกค้า แค่บอกความจริงล่วงหน้า ลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้โกรธที่ของมาช้า แต่โกรธที่ไม่มีใครบอกล่วงหน้าว่าจะช้า

หลังปิดรับแล้ว ให้กลับมาแพ็กของที่ค้างอยู่ให้เสร็จก่อน อย่าเปิดรับใหม่จนกว่าจะเคลียร์คิวเดิมหมด เพราะถ้าเปิดรับซ้อนตอนของเก่ายังค้าง จะกลับไปเป็นปัญหาเดิมอีกรอบในวันถัดไป

ของจริงจากหน้าร้าน

ลองดูตัวอย่างสมมติของร้านขายเครื่องสำอาง วันที่มีไลฟ์ใหญ่ ออเดอร์เข้ามาสี่สิบรายการภายในวันเดียว เทียบสามวิธีจัดคิว

ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นภาพ ไม่ใช่ตัวเลขรับประกัน แต่ประเด็นสำคัญคือจำนวนออเดอร์เท่าเดิมทั้งสี่สิบรายการ คนแพ็กคนเดียวกัน ของเหมือนกันทุกอย่าง สิ่งที่เปลี่ยนมีอย่างเดียวคือลำดับการหยิบและจุดเช็กระหว่างวัน

ถ้าคิดเป็นค่าเสียหายจากออเดอร์ที่เลื่อนวัน สมมติแต่ละรายการมีโอกาสโดนขอคืนเงินหรือให้ดาวต่ำสิบเปอร์เซ็นต์ วิธีแรกที่เลื่อนสิบสี่รายการ มีความเสี่ยงเจอปัญหาตามมาสูงกว่าวิธีที่สามที่เลื่อนศูนย์รายการอย่างชัดเจน

ที่น่าสนใจคือเวลารวมที่ต่างกันสองชั่วโมง มาจากการเปลี่ยนแค่ลำดับก่อนหลังในการหยิบของ ไม่ได้ใช้อุปกรณ์เพิ่ม ไม่ได้จ้างคนเพิ่ม และไม่ต้องเสียเงินสักบาทเดียว

จุดที่คนพลาดบ่อย

พลาดข้อแรก จัดกลุ่มของแล้วแต่ลืมเรียงกล่องรอคิวรถ พอถึงเวลารถมารับ ต้องมานั่งหากล่องท่ามกลางของกองเดียวกัน เสียเวลาซ้ำอีกรอบ ให้กันมุมหนึ่งไว้เป็นที่วางกล่องที่แพ็กเสร็จแล้วโดยเฉพาะ เรียงตามลำดับที่จะยกขึ้นรถ

พลาดข้อที่สอง ตั้งจุดเช็กกลางวันไว้แต่ไม่ทำอะไรเมื่อตามหลัง เห็นตัวเลขว่าช้ากว่าเป้าแล้วก็ยังทำต่อแบบเดิม จุดเช็กมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อถึงจุดนั้นแล้วเปลี่ยนวิธีทำจริง เช่น ตัดสินใจปิดรับออเดอร์ทันที หรือขอคนช่วยฉุกเฉิน

พลาดข้อที่สาม เตรียมของขายดีไว้ล่วงหน้า แต่ลืมเติมของกล่องกับเทป พอแพ็กไปครึ่งวัน กล่องหมดกลางคัน ต้องหยุดไปซื้อเพิ่ม เวลาที่เตรียมมาทั้งหมดเสียไปในจุดเดียว ให้เช็กของใช้แพ็กพร้อมกับเช็กสต๊อกสินค้าทุกครั้งก่อนวันที่คาดว่าจะพีค

สรุปสั้น ๆ

คืนนี้เปิดปฏิทินดูว่าอาทิตย์หน้ามีวันไหนที่ออเดอร์น่าจะเยอะกว่าปกติ วันเงินเดือนออก วันไลฟ์ หรือวันลดราคา

เลือกวันนั้นมาลองวิธีจัดกลุ่มสินค้าก่อนแพ็ก แทนการแพ็กตามลำดับที่ออเดอร์เข้า แล้วตั้งจุดเช็กกลางวันไว้ล่วงหน้าหนึ่งจุด

ถ้าถึงจุดเช็กแล้วตามหลังเป้ามาก ให้ตัดสินใจปิดรับออเดอร์ชั่วคราวทันที อย่ารอจนถึงบ่ายแล้วค่อยตัดสินใจ

ลองทำแค่วันเดียว แล้วเทียบเวลาที่ใช้กับวันปกติที่แพ็กแบบเดิม จะเห็นเองว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ของเยอะเกินไป แต่อยู่ที่ลำดับการหยิบ