คลังข้อความสำเร็จรูป 15 แบบ ที่แม่ค้าใช้ทุกวัน

การขายของออนไลน์คนเดียว สิ่งที่กินเวลาคุณมากที่สุดไม่ใช่การแพ็กของหรือการไปส่งของที่ขนส่ง แต่คือการนั่งจิ้มมือถือตอบแชทลูกค้า ยิ่งถ้าเจอคำถามเดิม ๆ ซ้ำ ๆ วันละหลายสิบหน แทนที่คุณจะได้เอาเวลาไปหาของมาขายเพิ่ม หรือพักผ่อนอยู่กับครอบครัว คุณกลับต้องมานั่งพิมพ์คำเดิมซ้ำไปซ้ำมาจนนิ้วล็อก

วิธีที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นคือการมี "คลังข้อความสำเร็จรูป" เก็บไว้ในมือถือ ไม่ว่าจะเป็นการตั้งค่าในปุ่มลัดของแป้นพิมพ์ หรือจะจดใส่โน้ตไว้ก๊อบปี้วางก็ได้ บทความนี้รวมเอา 15 ข้อความที่ร้านค้าออนไลน์คนไทยต้องเจอทุกวันมาให้คุณแล้ว แบ่งตามสถานการณ์ต่าง ๆ ที่คุณต้องเจอตั้งแต่เช้ายันค่ำ

1. ทักทายและเปิดการขายให้ดูเป็นกันเอง

ประโยคแรกที่ลูกค้าทักมาคือช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด ถ้าคุณตอบช้าหรือตอบห้วนเกินไป ลูกค้าอาจจะเปลี่ยนใจไปซื้อร้านอื่นที่ตอบไวกว่าได้ทันที

แบบที่ 1: ทักทายทั่วไปพร้อมแจ้งสถานะสินค้า
"สวัสดีค่ะคุณลูกค้า (ชื่อสินค้า) รุ่นนี้ยังมีของพร้อมส่งนะคะ สนใจรับเป็นไซส์ไหนหรือสีไหนดีคะ เดี๋ยวแม่ค้าเช็กสต็อกล่าสุดให้เลยค่ะ"

แบบที่ 2: ตอบกลับเมื่อลูกค้าส่งรูปสินค้ามาถาม
"ได้รับรูปแล้วค่ะ รุ่นนี้ขายดีมากเลยค่ะคุณลูกค้า เนื้อผ้าดีใส่สบายจริง ๆ ค่ะ ราคาชิ้นละ 290 บาท ถ้ารับ 2 ชิ้นวันนี้ แม่ค้าแถมส่งฟรีให้ด้วยนะคะ สนใจรับไปลองสักชุดไหมคะ"

แบบที่ 3: เมื่อลูกค้าทักมานอกเวลาทำการ
"สวัสดีค่ะคุณลูกค้า ตอนนี้แม่ค้าออกมาส่งของข้างนอก อาจจะตอบช้านิดนึงนะคะ รบกวนคุณลูกค้าทิ้งคำถามหรือแบบที่สนใจไว้ได้เลย กลับถึงหน้าจอแล้วแม่ค้าจะรีบมาตอบและสรุปยอดให้ทันทีค่ะ ขอบคุณที่รอนะคะ"

2. การแจ้งยอดเงินและตามออเดอร์ที่ค้างไว้

ขั้นตอนนี้คือจุดที่หลายคนตกม้าตาย เพราะถ้าทวงเงินแรงไปลูกค้าก็โกรธ ถ้าไม่ทวงเลยลูกค้าก็ลืม การใช้ข้อความที่ดูซอฟต์แต่ชัดเจนจะช่วยให้คุณปิดยอดได้ง่ายขึ้น

แบบที่ 4: แจ้งยอดโอนเงินแบบมืออาชีพ
"สรุปยอดให้คุณลูกค้าค่ะ: (ชื่อสินค้า) 1 ชิ้น ราคา 350 บาท + ค่าส่ง 40 บาท รวมทั้งหมด 390 บาทค่ะ โอนเงินได้ที่ธนาคารกสิกรไทย เลขบัญชี 000-0-00000-0 ชื่อบัญชี (ชื่อของคุณ) โอนแล้วรบกวนแนบสลิปพร้อมชื่อที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ไว้ได้เลยนะคะ"

แบบที่ 5: ตามออเดอร์สำหรับลูกค้าที่เงียบไป
"สวัสดีค่ะคุณลูกค้า เห็นว่าสนใจ (ชื่อสินค้า) ไว้ ไม่แน่ใจว่ายังรับอยู่ไหมเอ่ย พอดีเหลือ 2 ชิ้นสุดท้ายแล้ว แม่ค้าเลยทักมาถามก่อนเผื่อคุณลูกค้าลืมจองค่ะ ถ้ายังรับอยู่แจ้งได้เลยนะค้า"

แบบที่ 6: เมื่อลูกค้าขอต่อราคา
"ต้องขออภัยจริง ๆ ค่ะคุณลูกค้า ราคานี้แม่ค้าลดให้สุด ๆ แล้วค่ะ กำไรต่อชิ้นเหลือน้อยมากจริง ๆ แต่ถ้าคุณลูกค้าสั่งซื้อยอดครบ 500 บาทขึ้นไป แม่ค้ามีของแถมเล็ก ๆ น้อย ๆ ใส่ไปให้ในกล่องด้วยนะคะ รับรองว่าคุ้มแน่นอนค่ะ"

3. การแจ้งส่งของและเลขพัสดุ

การแจ้งเลขพัสดุไม่ใช่แค่การส่งตัวเลขไปให้จบ ๆ แต่เป็นการบอกให้ลูกค้ารู้ว่าเราใส่ใจและของกำลังเดินทางไปหาเขาแล้ว

แบบที่ 7: แจ้งส่งของช่วงเย็น
"เย้! ส่งของให้คุณลูกค้าเรียบร้อยแล้วนะคะ เลขพัสดุคือ (ใส่เลขพัสดุ) ของบริษัท Flash Express ค่ะ คาดว่าสินค้าจะถึงมือคุณลูกค้าภายใน 1-2 วันนี้ เตรียมรอรับสายจากพนักงานขนส่งได้เลยนะคะ"

แบบที่ 8: กรณีส่งของไม่ทันรอบวันนั้น
"ต้องขออภัยคุณลูกค้าด้วยนะคะ พอดีวันนี้ออเดอร์เยอะมากจนแพ็กไม่ทันรอบรถ ขอยกยอดไปส่งให้เป็นรอบเช้าพรุ่งนี้แทนนะคะ ส่งเสร็จแล้วแม่ค้าจะรีบทักมาแจ้งเลขทันทีค่ะ ขอบคุณที่เข้าใจนะคะ"

แบบที่ 9: อธิบายวิธีการเช็กพัสดุ
"คุณลูกค้าสามารถเอาเลข (ใส่เลขพัสดุ) ไปเช็กในแอปฯ หรือเว็บของขนส่งได้เลยนะค้า ถ้าผ่านไป 3 วันแล้วยังไม่ได้รับของ ทักมาหาแม่ค้าได้ตลอดเลยค่ะ เดี๋ยวแม่ค้าช่วยตามจี้ทางขนส่งให้อีกแรงค่ะ"

4. วิธีรับมือปัญหาและคำขอโทษ

ไม่มีใครอยากทำพลาด แต่เมื่อพลาดแล้ว การขอโทษที่จริงใจและมีวิธีแก้ปัญหาให้ลูกค้า จะช่วยเปลี่ยนลูกค้าที่กำลังโกรธให้กลายเป็นลูกค้าประจำได้

แบบที่ 10: แจ้งสินค้าหมดหลังจากลูกค้าโอนเงินแล้ว
"คุณลูกค้าคะ แม่ค้าต้องขอโทษจริง ๆ ค่ะ พอดีเช็กสต็อกผิดพลาด สินค้าตัวที่สั่งหมดกะทันหันค่ะ คุณลูกค้าสะดวกเปลี่ยนเป็นแบบอื่นแทนไหมคะ หรือถ้าไม่สะดวก แม่ค้าขออนุญาตโอนเงินคืนให้เต็มจำนวนทันทีเลยค่ะ ต้องขออภัยในความไม่สะดวกจริง ๆ นะคะ"

แบบที่ 11: เมื่อส่งของผิดสีหรือผิดไซส์
"อุ๊ย! ต้องขออภัยอย่างสูงเลยค่ะคุณลูกค้า เป็นความผิดของทางร้านเองที่หยิบของผิดไปให้ เดี๋ยวแม่ค้าส่งตัวที่ถูกต้องตามไปให้ใหม่พรุ่งนี้เลยค่ะ ส่วนตัวที่ส่งผิดไป คุณลูกค้าไม่ต้องส่งคืนนะคะ แม่ค้าให้เป็นของสมนาคุณแทนคำขอโทษเลยค่ะ (หรือจะบอกว่า: เดี๋ยวแม่ค้าออกค่าส่งกลับให้ทั้งหมดนะคะ)"

แบบที่ 12: เมื่อขนส่งทำงานล่าช้า
"แม่ค้าเข้าใจเลยค่ะว่ารอนานแล้ว ต้องขออภัยแทนทางขนส่งด้วยนะคะ ตอนนี้แม่ค้าช่วยทำเรื่องประสานงานเร่งด่วนไปที่ศูนย์กระจายสินค้าให้แล้วค่ะ เดี๋ยวจะคอยตามให้ทุกระยะจนกว่าของจะถึงมือคุณลูกค้านะคะ"

5. การขอรีวิวและรักษาความสัมพันธ์

หลังจากขายเสร็จแล้ว อย่าเพิ่งทิ้งลูกค้า การทักไปสอบถามหลังการขายจะช่วยสร้างความประทับใจได้มาก

แบบที่ 13: ทักไปถามหลังจากได้รับของ
"สวัสดีค่ะคุณลูกค้า ได้รับสินค้าเรียบร้อยดีไหมคะ ลองใส่หรือลองใช้แล้วถูกใจไหมเอ่ย ถ้ามีตรงไหนอยากให้ปรับปรุงบอกแม่ค้าได้เลยนะคะ ขอบคุณที่อุดหนุนร้านเราค่ะ"

แบบที่ 14: การขอรีวิวเพื่อรับส่วนลด
"ถ้าคุณลูกค้าประทับใจในสินค้า ฝากถ่ายรูปรีวิวสวย ๆ หรือให้คะแนน 5 ดาวเพื่อเป็นกำลังใจให้แม่ค้าหน่อยนะค้า ครั้งหน้าถ้าทักมาสั่งซื้ออีก แค่แคปหน้าจอรีวิวนี้มา แม่ค้าลดให้ทันที 20 บาทเลยค่ะ"

แบบที่ 15: ทักไปเสนอโปรโมชั่นให้ลูกค้าเก่า
"สวัสดีค่ะคุณลูกค้า คิดถึงกันไหมเอ่ย ตอนนี้ที่ร้านมีสินค้าคอลเลกชันใหม่เข้ามาพอดีเลยค่ะ แม่ค้านึกถึงคุณลูกค้าคนแรก ๆ เลยมีคูปองส่วนลดพิเศษ 10% มาฝากค่ะ ใช้ได้เฉพาะอาทิตย์นี้เท่านั้นนะคะ สนใจดูแบบก่อนได้เลยค่ะ"

เทคนิคการเก็บข้อความไว้ใช้บนมือถือ

เพื่อให้คุณเอาข้อความเหล่านี้ไปใช้ได้จริงเย็นนี้เลย คุณไม่จำเป็นต้องนั่งพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง มีวิธีง่าย ๆ 2 วิธีที่แนะนำคือ:

• ใช้โน้ตในมือถือ: ก๊อบปี้ข้อความทั้ง 15 แบบนี้ไปวางไว้ในแอปฯ Note หรือ Keep ในมือถือ แยกเป็นหมวดหมู่ไว้ พอจะใช้ก็แค่สลับหน้าจอไปก๊อบปี้แล้วมาวางในแชท
• ใช้ฟีเจอร์ "ข้อความตอบกลับด่วน" (Quick Reply): ถ้าคุณใช้ LINE OA หรือ Facebook Page Manager จะมีปุ่มให้ใส่ข้อความสำเร็จรูปอยู่แล้ว ให้คุณเอาข้อความเหล่านี้ไปตั้งค่าไว้ แล้วตั้งชื่อสั้น ๆ เช่น "เลขบัญชี" "ส่งของแล้ว" เวลาจะใช้ก็แค่กดเลือก ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์เองเลย

การใช้ข้อความสำเร็จรูปไม่ได้แปลว่าคุณหุ่นยนต์ตอบลูกค้า แต่คือการเตรียมตัวให้พร้อมเพื่อให้คุณดูแลลูกค้าได้ทั่วถึงทุกคน ยิ่งคุณตอบไวและข้อมูลครบถ้วนเท่าไหร่ โอกาสที่เงินจะเข้ากระเป๋าก็มีมากขึ้นเท่านั้น ที่สำคัญคืออย่าลืมเติมความจริงใจและชื่อของลูกค้าลงไปในข้อความบ้าง เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกว่าเขากำลังคุยกับคนจริง ๆ ไม่ใช่เครื่องจักร

สรุปสั้น ๆ

ก๊อบปี้ข้อความทั้ง 15 แบบนี้ไปใส่ไว้ในโน้ตมือถือหรือตั้งค่าเป็นข้อความตอบกลับด่วนในแอปฯ ขายของของคุณ โดยเน้นการทักทายที่สุภาพ แจ้งยอดเงินที่ชัดเจน แจ้งเลขพัสดุให้ครบ และกล้าที่จะขอโทษอย่างจริงใจเมื่อมีปัญหา วิธีนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานของคุณได้หลายชั่วโมงต่อวัน และทำให้ภาพลักษณ์ร้านดูเป็นมืออาชีพขึ้นทันที