จัดวันทำงานแบบรวบงานเป็นก้อน แทนการสลับไปมา

เคยไหมที่รู้สึกว่าทั้งวันยุ่งจนหัวหมุน แต่พอตกเย็นมาดูยอดแพ็กของกลับได้ไม่กี่กล่อง แถมงานบ้านงานเรือนก็ยังกองอยู่เหมือนเดิม สาเหตุไม่ใช่เพราะคุณขี้เกียจ แต่เป็นเพราะคุณกำลังโดนสิ่งที่เรียกว่าการสลับงานไปมาดึงเวลาทิ้งไปโดยไม่รู้ตัว การที่ต้องวางเทปกาวในมือเพื่อหยิบมือถือมาตอบแชทลูกค้าเรื่องค่าส่ง แล้วค่อยกลับมาหาหัวเทปกาวใหม่เพื่อแปะกล่องเดิม เป็นวิธีทำงานที่ทำให้สมองล้าและงานเสร็จช้าที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ทำไมการสลับงานไปมาถึงทำให้คุณทำงานช้าลง 2 เท่า

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังทอดปลาทูอยู่ในครัว แล้วต้องวิ่งไปหน้าบ้านเพื่อรับพัสดุ จากนั้นวิ่งกลับมาทอดปลาต่อ พอปลาจะสุกก็ต้องวิ่งไปรับโทรศัพท์ลูกค้า กว่าจะกลับมาที่กระทะ ปลาก็เกือบไหม้ แถมคุณยังต้องมานั่งนึกอีกว่าเมื่อกี้ใช้ไฟแรงระดับไหน การขายของออนไลน์ก็เหมือนกัน เมื่อคุณสลับโหมดจากคนแพ็กของไปเป็นคนตอบแชท สมองคุณต้องใช้เวลาอุ่นเครื่องใหม่ทุกครั้ง

ถ้าคุณแพ็กของ 1 กล่องใช้เวลา 3 นาที แต่มีแชทเด้งมาขัดจังหวะ 2 ครั้ง ครั้งละ 1 นาที แทนที่กล่องนั้นจะเสร็จใน 5 นาที (3 นาทีแพ็ก + 2 นาทีตอบแชท) จริงๆ แล้วมันจะกลายเป็น 8-10 นาที เพราะคุณต้องเสียเวลาหาว่าเมื่อกี้ใส่ของแถมไปหรือยัง หรือแปะใบปะหน้าถูกกล่องไหม ถ้าวันหนึ่งคุณมี 20 ออเดอร์ แล้วทำแบบนี้ทุกกล่อง คุณจะเสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปเกือบ 2 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งเวลานี้คุณเอาไปนอนพักหรือหาของใหม่มาขายได้เลย

จัดกลุ่มงานให้เป็นก้อนด้วยหลักการ 3 ช่วงเวลา

การทำงานคนเดียวให้รอด คุณต้องเลิกทำทุกอย่างพร้อมกัน แล้วเปลี่ยนมาแบ่งงานเป็น 3 ก้อนใหญ่ๆ คือ งานเอกสาร งานแพ็กของ และงานบริการลูกค้า โดยกำหนดเวลาที่แน่นอนลงไปในนาฬิกาของคุณเอง

1. ช่วงเช้า: งานเอกสารและเตรียมสต็อก
ช่วง 8.00 - 9.30 น. ให้คุณจัดการเรื่องหลังร้านให้เสร็จในรวดเดียว ห้ามหยิบกล่องพัสดุมาวางตอนนี้ สิ่งที่ต้องทำคือ:

• สรุปยอดโอนจากเมื่อคืนและช่วงเช้ามืด
• พิมพ์ใบปะหน้าพัสดุออกมาทั้งหมดในครั้งเดียว ไม่ใช่คนโอนมาคนหนึ่งก็พิมพ์ใบหนึ่ง
• เช็กสต็อกสินค้าว่าตัวไหนเหลือเท่าไหร่ ต้องสั่งเพิ่มตอนไหน
• จัดสินค้าที่ต้องส่งวันนี้ออกมาวางรวมกันแยกตามรุ่นหรือตามสี เพื่อให้ตอนหยิบใส่กล่องทำได้ต่อเนื่อง

2. ช่วงสายถึงเที่ยง: ช่วงเวลาทองของการแพ็กของ
ช่วง 10.00 - 12.00 น. คือเวลาที่คุณต้องวางมือถือไว้ห่างๆ หรือปิดเสียงแจ้งเตือนไปเลย แล้วทำตัวเป็นเครื่องจักรแพ็กของ การรวบงานแพ็กเป็นก้อนเดียวจะช่วยให้คุณจำได้แม่นว่าลูกค้าคนนี้สั่งอะไร และไม่ต้องเดินไปเดินมาหยิบของบ่อยๆ

• พับกล่องเตรียมไว้ครั้งละ 10-20 ใบ
• ใส่สินค้าลงกล่องให้ครบทุกกล่องก่อน แล้วค่อยไล่แปะเทปกาวทีเดียว
• สุดท้ายคือการแปะใบปะหน้าและเช็กชื่ออีกรอบ
• การทำแบบ "โรงงาน" แบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาด เช่น ส่งของผิดสี หรือลืมใส่ของแถมได้ดีกว่าการทำทีละกล่อง

3. ช่วงบ่าย: งานส่งของและตอบแชทเก็บตก
หลังจากแพ็กของเสร็จและส่งให้ขนส่งแล้ว (ไม่ว่าจะเรียกมารับหรือขับรถไปส่งเอง) ช่วง 14.00 น. เป็นต้นไปค่อยกลับมาตอบแชทลูกค้าที่ทักค้างไว้ในช่วงเช้า ลูกค้าส่วนใหญ่รอได้ถ้าคุณมีระบบการตอบที่ชัดเจน

วิธีจัดการแชทไม่ให้รบกวนเวลาแพ็กของ

หลายคนกลัวว่าถ้าไม่ตอบแชททันที ลูกค้าจะหนีไปซื้อร้านอื่น แต่ความจริงแล้ว ลูกค้าที่ทักมาช่วง 10 โมงเช้า เขามักจะรอได้ถึงเที่ยงถ้าเขารู้ว่าคุณจะมาตอบตอนไหน สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อช่วยให้ตัวเองมีสมาธิทำงานคือ:

• ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ: เขียนบอกไปเลยว่า "ตอนนี้แม่ค้ากำลังเร่งแพ็กของเพื่อส่งให้ทันรอบวันนี้อยู่นะคะ จะกลับมาตอบแชทอีกครั้งตอน 13.00 น. ค่ะ" วิธีนี้ช่วยลดความกังวลของลูกค้าได้ 100%
• รวบคำถามที่เจอบ่อย: ถ้าลูกค้าชอบถามว่า "มีของไหม" "ไซส์อะไร" ให้ใส่ข้อมูลเหล่านี้ไว้ในภาพสินค้าหรือในรายละเอียดให้ชัดที่สุด เพื่อลดจำนวนแชทที่คุณต้องตอบ
• ตอบแชทเป็นรอบ: กำหนดไว้เลยว่าจะตอบแชทตอน 9 โมงเช้า, บ่ายโมง และ 2 ทุ่ม การทำแบบนี้จะทำให้คุณใช้เวลาตอบแชท 20 คนเสร็จภายใน 30 นาที แทนที่จะต้องหยิบมือถือขึ้นมาดู 20 ครั้งตลอดทั้งวัน

ตารางเวลาตัวอย่างสำหรับแม่ค้าคนเดียว

ลองปรับตารางนี้ไปใช้ตามความสะดวกของคุณ ถ้าคุณต้องไปรับลูกที่โรงเรียนช่วงบ่าย ก็อาจจะเลื่อนเวลาให้เร็วขึ้น แต่หัวใจสำคัญคือต้องทำทีละอย่างให้เสร็จเป็นก้อนๆ

เทคนิคการเตรียมพื้นที่ทำงานให้พร้อมรวบงาน

การจะรวบงานเป็นก้อนได้ พื้นที่ทำงานต้องเอื้ออำนวยด้วย ถ้าคุณต้องเดินไปหยิบกรรไกรที่ห้องนั่งเล่น แล้วเดินไปหยิบกล่องในห้องเก็บของ คุณจะเสียเวลามาก ลองจัดมุมแพ็กของเล็กๆ ในบ้านที่มีของทุกอย่างครบในระยะเอื้อมมือ:

1. โต๊ะแพ็กของ: ควรมีความสูงที่พอดี ไม่ต้องก้มมากจนปวดหลัง
2. ตะกร้าใส่อุปกรณ์: ใส่เทปกาว, กรรไกร, คัตเตอร์, ปากกาเคมี ไว้ในตะกร้าเดียว
3. ที่ตัดเทปกาวแบบตั้งโต๊ะ: ราคาประมาณ 150-300 บาท จะช่วยให้คุณแพ็กของมือเดียวได้ไวขึ้นมาก ไม่ต้องเสียเวลาหาหัวเทปกาว
4. ชั้นวางสินค้าขายดี: เอาสินค้าที่คนสั่งบ่อยๆ มาวางไว้ใกล้โต๊ะแพ็กของที่สุด

สรุปสั้น ๆ

เลิกตอบแชทไปแพ็กของไป ให้เปลี่ยนมาจัดเวลาเป็นก้อน เช่น เช้าเคลียร์ใบปะหน้า สายแพ็กของให้จบ บ่ายค่อยตอบแชทและส่งของ การทำแบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาด ประหยัดเวลาได้วันละ 1-2 ชั่วโมง และทำให้คุณไม่รู้สึกเหนื่อยล้าจากการถูกขัดจังหวะทั้งวัน